Toplantı Verimliliğini Sağlamak Neden Önemli?
İş birliği ihtiyacı arttıkça, koordine olmak gereken işler geliştikçe toplantı sayıları da arttı. Ancak toplantıların verimi hâlâ en büyük tartışma konularından biri.
@fasilitasyon 2027 Gelişim kataloğunu hazırlarken bazı bulgulara yer vermek istedik. Aşağıdaki notlar bu konudaki araştırmalardan bir çıkarım.
Gelişim kataloğumuzdaki her program bir amaç ve ihraçtan doğdu. Toplantı yönetimi programı da, kurumlardan gelen ve bu bulguları destekleyecek ihtiyaçlardan çıktı. Her kurumun yapısına, ihtiyacına göre farklı tasarlandı.
Verimsiz toplantıların maliyeti büyük
ABD’de ölçümleri yapabilmişler. Bu araştırmaya göre toplantılar yıllık 1,4 trilyon dolarlık bir ek maliyete denk geliyor, bu da GSYH’nin %8,2’sine karşılık geliyor. Belirtilen rakamın 250 milyar doları doğrudan verimsiz toplantılardan kaynaklanan kayıp olarak raporlanmış. Bizde de benzer bir oran vardır diye düşünüyorum. Hele direkt iletişim yerine dolaylı iletişimi seçme hali, ajandasız toplantıların sıklığı düşünülürse fazlası var eksiği yoktur.
Çalışanların %67-71’i katıldıkları toplantıları verimsiz buluyor, toplantıların yalnızca %37’si somut bir kararla sonuçlanıyor. Biz de kurumlara sorduğumuzda verimli denilen toplantılar 5te 1, yani %20 civarı. Elbette kurumdan kuruma, toplantının türüne göre değişiyor. Bu bizim denk geldiğimiz ortalamalar. Neye toplantı diyoruz kısmı da biz de biraz belirsiz. İkili görüşmeler dahi toplantı olarak alınabiliyor.
Verimsizliğin sebebi ne?
Toplantıların sadece %37’sinde gündem gerçekten kullanılıyor, katılımcıların %92’si toplantı sırasında başka işle ilgileniyor, toplantıların %55’inde katılımcılar bir sonraki adımın ne olduğundan emin çıkmıyor.
Toplantıdan çok koridorda kararlar konuşuluyor.
Karar alındı denilen toplantılar ise sorumlu takibi olmadığından bir süre sonra yeniden gündem oluyor. İnsanlara “Yine boşa kürek çekildi” cümlesini kurduruyor. İnsanlar sonuçsuz toplantılardan yılmış durumda. Herkes AI ajanını göndermeyi hâyâl etmeye başladı bile 🤔
İşe yarayan müdahaleler ne olabilir?
Bu araştırma yazısında bir kaç iyi öneri de paylaşılmış;
Gündemin konu yerine soru şeklinde kurulması katılımı artırıyor
Toplantı öncesi paylaşılan ön-okuma materyalleri karar kalitesini %30 artırıyor
Eylem maddelerinin “ekibe” değil belirli bir isme bağlanması takip oranını belirgin şekilde yükseltiyor.
Araştırmada toplantıların yeniden tasarlanması, iş birliğinde %42, psikolojik güvenlikte %32, performansta %28 iyileşme sağlamış.
Yani verimlilik ve performans artışı kadar bağlılığı da etkileyen bu konuya yatırım yapmanın getirisi büyük. Görünen o ki, şirketlerin toplantı ve birlikte çalışma kültürünü güçlendirmesi, hem kişiye hem de kuruma değer katıyor.
Çıkarılabilecek dört kullanışlı formül var
Karar toplantılarında az kişi + net gündem = daha iyi karar
Toplantı tasarımı (yapılandırma) + fasilitasyon (toplantı yönetimi) = doğrudan psikolojik güvenlik artışı ve etkili sonuçlar
Etkili karar = doğru karar x karara katılan sayısı (fasilitasyonun etkisi
İsimlendirilmiş sorumluluk = gerçek takip
London School of Economics tarafından gerçekleştirilen ve 3400ü aşkın profesyonelin katıldığı araştırma sonuçlarına göre çalışanlar, katıldıkları toplantılarının ücte birinden fazlasının üretken olmadığını düşünüyor. Katılımcıların görüşlerine başvurulmayan toplantılarda bu oran %61’e çıkıyor. Görüşlerin aktif olarak istendiği toplantılarda ise oran %24’e düşüyor.
* Kaynak: London School of Economics, The Inclusion Initiative
Ayrıca 75 toplantı istatiğinin çeşitli kaynaklardan derlendiği yazı linkini de ekliyorum.
Sevgiyle...
Yorumlar